Jenis Pekerjaan Administrasi Umum

Memantau aktivitas administrasi

Karena kegiatan administrasi meliputi banyak hal, sehingga untuk pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis. Suatu organisasi dapat memantau bagaimana, kapan, apa, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan apabila mempunyai administrasi yang baik.

Administrasi Dalam Arti Luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, menurut Siagian administrasi sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan demikian, administrasi secara luas dapat dimaknai sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Sebuah organisasi atau perusahaan dapat berdiri dan berkembang karena adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Administrasi merupakan bagian dari pengelolaan perusahaan atau organisasi yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan atau organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik.

Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi mempunyai banyak fungsi, baik dalam dunia kerja maupun pendidikan. Keberadaan administrasi dapat membantu memudahkan pekerjaan yang bersifat formal maupun non-formal. Dalam pengelolaan data-data, administrasi menjadikan pengelolaan akan lebih mudah dan tepat.

Maka dapat kita simpulkan, administrasi mempunyai peranan penting dan krusial di dalam rangkaian aktivitas organisasi atau perusahaan.

Peran Administrasi Umum

Peran administrasi dapat dikatakan sebagai Queen of Peace. Bayangkan saja, pasti keributan akan terus terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan saat administrasi tidak berjalan semestinya. Administrator nantinya akan menjadi penghubung di berbagai departemen, partner perusahaan, maupun konsumen.

Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa administrasi umum memiliki beberapa peran, seperti berikut ini.

Oleh karena itu, ada beberapa bidang yang dapat menangani beberapa hal-hal khusus, seperti memahami pengertian administrasi, meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian serta mengatur administrasi kantor di berbagai bidang. Ada juga yang bertugas mengeluarkan standar filing yang tepat, mengembangkan dan mengatur aset perusahaan, mengembangkan prosedur administrasi, mengontrol serta merencanakan budget administrasi, serta membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian hingga kegiatan pengiriman lainnya.

Meskipun tugas utama administrator bergantung dari perusahaan, mereka akan bertindak sebagai jembatan penghubung antara manajemen dan para karyawan.

Terbuka dan Ekspansif

Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.

Hal-Hal Penting dari Pengertian Administrasi

Menurut para ahli ada beberapa pengertian administrasi yang perlu kita ketahui agar bisa dipraktikkan dan membantu kelancaran aktivitas di organisasi atau perusahaan.

Menurut George R. Terry administrasi merupakan kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerak mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara itu, Arthur Grager menyatakan bahwa administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Tidak jauh berbeda, Sondang P. Siagian memaknai administrasi sebagai segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Ulbert Silalahi juga menyatakan bahwa administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan data/informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik itu sebagian ataupun seluruhnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan bahwa administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Berdasarkan berbagai definisi administrasi tersebut, kita bisa menarik 3 hal penting yang dapat digunakan untuk membantu proses kerja di oraganisasi atau perusahaan.

Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.

Bersifat Pelayanan

Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.

Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.

Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.

Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan

Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.

Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.

Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.